Hogyan szervezzük dokumentumokat az irodában - cikkek levéltárak, dokumentumkezelés, nyilvántartás -

Létrehozása és a dokumentumok archiválására, akkor folyamatosan kíváncsi, hogyan kell rendezni őket, hogy a későbbi keresést a dokumentum nem tartott sokáig. illetékes besorolás siker titka abban rejlik, hogy a betartását a három alapelv, a szervezet racionalizálása és optimalizálása.

Az első dolog, hogy emlékezzen: ne rohanjon forradalmat csinálni. Papír az évek felhalmozott az iroda, és a rendezést az összes rendelkezésre álló dokumentáció sokkal tovább tarthat, mint várnánk. Próbáld megtalálni a pozitív pillanatok a munkafolyamatban, és adj magadnak telepítés, amely köszönhetően a rend helyreállítása érdekében a dokumentumban, akkor segíti magát, és a vállalat hatékonyságának növelése a munkaerő.

Mi köze dokumentumok

Ha szervezete fájl fizetési dokumentumot hoztak létre a folyó évben, ez előnyt jelent, mivel lehetővé teszi a könyvelő, hogy online megtalálni a megfelelő dokumentumokat.

Osztályozása fizetési dokumentumot dátum, és nem üzleti partnerei és ügyfelei okozhat számos kellemetlen helyzeteket. Képzeljük el, hogy a cég fellebbezett, vagy az ügyfélszolgálat, és közben megpróbál a helyes dokumentum, türelmetlenül várja a vonalon. A helyzet tovább romlik, ha sem Ön, sem az ügyfél nem emlékszik a dátumot a szükséges számlákat.

Sok vállalati alkalmazottak, vagy olyan módon szembesül a papír munkát, felmerül a kérdés, hogy változik az osztályozás elvei alapvetően szükséges dokumentumot (ha van ilyen), illetve az alábbi, a régi hagyományos technikát? Nincs egyetlen válasz nem létezik. Ha a felelősség rendezési dokumentumok magánál, húzza át a módot, amelyben könnyebb dolgozni. Ugyanakkor, szisztematikus katalógust dokumentumokat kell bocsátani más alkalmazottak.

Annak elkerülése érdekében, rendetlenséget papírok az irodában, van öt alternatív módon dolgozni a dokumentumot:

• dokumentumok megsemmisítésére, ha nincs szükség;
• irányítsa át a dokumentumokat az érintett személyek számára, amelyre szánják;
• rendezni a dokumentumokat, amelyek nem lesz szükség a közeljövőben, és azokat, amelyek nem kívánatos tárolni (pl utalvány);
• szervezni dokumentumok, például a nevét jelenlegi projektek;
• elhalasztja a papírt, amelyeket használni fognak a közeljövőben (pl számlák).

Anyagok dokumentumok tárolása

Miután besorolás elve azt találtuk, meg kell választani a legegyszerűbb anyagok tárolására papírokat. Ez lehet:

• Címkék (színes fokozatosság): ezek segítenek, hogy gyorsan azonosítani a dokumentum dobozos vagy mappa nélkül keresett belül.
• Tálcákat. kényelmes a használata a jelenlegi értékpapír, mert ezek bármikor. A tálcák tárolására ideális levelezés. Gyorsan terjeszteni a bejövő üzeneteket az is, hogy azt szeretné, hogy továbbítsa, szegély és mások.
• Box. pick up több darab különböző színű és előnyösen propilén mint ilyen dobozok a legtöbb könnyű és rugalmas.